Innumerables empresas han implementado el trabajo remoto o híbrido en los últimos años, lo que significa que los empleados están dispersos por todas partes . Ahí es donde la importancia de la colaboración documental en una empresa es vital . Vivimos en una época en la que la tecnología nos permite conectarnos y permanecer conectados con personas en cualquier parte del mundo.
Sin embargo, la falta de comunicación, la duplicación de documentos y la lucha para conseguir que se firmen documentos importantes que son de importancia legal son difíciles. Aquí es donde entran Microsoft, SigniFlow y la importancia de la colaboración documental en una empresa.
Las aplicaciones de Microsoft Office 365, como Word Online y Teams, permiten a los usuarios colaborar en documentos simultáneamente mientras están en la aplicación; una vez que todos estén satisfechos con los cambios sugeridos, el usuario puede cargar el documento directamente desde Microsoft a SigniFlow, utilizando la opción fuera de uso. el complemento gratuito SigniFlow Office 365 incluido en la caja. Esto hace que sea fácil y conveniente para todos los involucrados firmar la versión final y, al mismo tiempo, aumenta la productividad.
Entonces, ¿por qué es importante la colaboración documental para las empresas? Miremos más de cerca:
1. Mayor productividad
La colaboración en documentos permite que varias personas trabajen en el mismo documento al mismo tiempo, lo que permite un tiempo de respuesta más rápido. Elimina la necesidad de cadenas de correo electrónico u otros métodos para compartir documentos, que pueden ralentizar el proceso, provocar retrasos y duplicar documentos.
Microsoft Office 365 y SigniFlow permiten un flujo continuo de productividad, lo que hace que la vida administrativa de todos sea mucho más fácil y conveniente.
2. Mejor comunicación
La colaboración en documentos permite la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo. Esto garantiza que todos estén en sintonía y que las ideas se puedan compartir y discutir en tiempo real.
También permite a los miembros del equipo comunicar sus inquietudes e ideas, lo que facilita la comprensión del objetivo general y cómo alcanzarlo rápidamente.
3. Precisión mejorada
Si los usuarios trabajan en un documento por separado, existe una mayor posibilidad de que se produzcan errores. Esto es especialmente cierto si es necesario compilar varios documentos en uno. Al colaborar juntos en un documento, la atención al detalle será mejor, ya que dos mentes piensan mejor que una.
Esto conduce a un producto final más preciso y pulido.
4. Permite flexibilidad
La colaboración en documentos permite a los miembros del equipo trabajar desde diferentes ubicaciones, lo cual es especialmente importante en el entorno de trabajo remoto actual o cuando se viaja. También permite a los usuarios trabajar en el mismo documento en diferentes momentos, lo que resulta útil para equipos en diferentes zonas horarias.
5. Mayor seguridad
Las herramientas de documentos colaborativos ofrecen funciones de seguridad como niveles de permiso, control de versiones y control de acceso a documentos, que pueden ayudar a proteger la información confidencial. Esto es útil para los profesionales de la industria que trabajan con información privada y confidencial. Poder incorporarlo directamente al flujo de trabajo de SigniFlow agrega ese nivel adicional de seguridad.
¿Cómo se suma SigniFlow a la colaboración de Microsoft Teams?
Una vez que todos los usuarios estén satisfechos con las modificaciones de un documento, cualquiera en la llamada puede simplemente hacer clic en el ícono de SigniFlow en la cinta de Microsoft Teams y seguir las instrucciones. Luego, el propietario del documento simplemente crea un flujo de trabajo de SigniFlow para que todos los involucrados lo firmen.
Si no ve SigniFlow en la cinta de Microsoft Teams o Word Online, simplemente instale el complemento de Microsoft Office 365 con solo unos pocos pasos:
- Inicie sesión en SigniFlow
- Vaya a ‘Perfil’
- Seleccione ‘Software’ y,
- En SigniFlow para Office 365, haga clic en «Descarga directa».
Y listo, acceso instantáneo gratuito. ¿Aún no eres usuario? Regístrese para su prueba gratuita y comience a fluir.
Paulina Jara 
Fabian Vidal