Cómo compartir archivos confidenciales en línea de forma segura

Nuestras vidas transcurren cada vez más en el mundo digital y, aunque esto conlleva una serie de ventajas, también nos expone a la amenaza del robo de datos. Ya se trate de información personal, médica o financiera sensible, cualquier cosa que caiga en manos equivocadas podría ser utilizada en un fraude posterior o incluso en un chantaje. Compartir de forma segura los archivos más confidenciales evitarnos el estrés, las pérdidas económicas y, potencialmente, el tiempo y el esfuerzo necesarios para reponerse después de un incidente de datos importante.

Pero con tantas opciones disponibles, puede ser difícil saber por dónde empezar.

Nuestras vidas transcurren cada vez más en el mundo digital y, aunque esto conlleva una serie de ventajas, también nos expone a la amenaza del robo de datos. Ya se trate de información personal, médica o financiera sensible, cualquier cosa que caiga en manos equivocadas podría ser utilizada en un fraude posterior o incluso en un chantaje. Compartir de forma segura los archivos más confidenciales evitarnos el estrés, las pérdidas económicas y, potencialmente, el tiempo y el esfuerzo necesarios para reponerse después de un incidente de datos importante.

Pero con tantas opciones disponibles, puede ser difícil saber por dónde empezar.

¿Por qué es importante compartir archivos de forma segura?

Las violaciones de datos son frecuentes. Según una investigación reciente, el 61% de los estadounidenses supieron que sus datos personales fueron comprometidos en al menos una de sus cuentas. Más de dos quintas partes (44%) dicen que esto ha ocurrido en más de una oportunidad. Más del 94% de las violaciones de datos en 2023 tuvieron una motivación económica, y más del 70% fueron cometidas por grupos de delincuencia organizada. Si bien es común que los ciberdelincuentes atacan en masa a las organizaciones que guardan nuestros datos, también son comunes los ataques de phishing a individuos.

También puede ser una preocupación la vigilancia gubernamental, o que usuarios no autorizados puedan leer información confidencial y husmear en nuestros datos más sensibles.

De qué hay que cuidarse

Existen muchas opciones para compartir archivos. Algunas, como las memorias USB u otros medios de almacenamiento extraíbles, si bien no tienen peso cuando hablamos de transferencias de archivos en línea, presentan otros posibles inconvenientes.

Otros métodos de trasferencias tienen sus propias problemáticas:

• FTP: el Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP) se creó específicamente para compartir archivos, pero carece de cifrado incorporado (a menos que utilices su forma segura conocida como FTPS o una alternativa segura al FTP conocida como SFTP) y puede requerir una configuración compleja que solo las empresas y las personas con conocimientos de tecnología pueden soportar.
• P2P: El sistema P2P (Peer-to-peer), que elimina al intermediario, puede funcionar para compartir determinados archivos, pero, en ausencia de otras precauciones, no suele ser la mejor opción para compartir documentos confidenciales.
• Archivos adjuntos al correo electrónico: La gente suele considerar que es la mejor forma de enviar archivos confidenciales, pero olvidan que muchos proveedores no necesariamente protegen (cifran) el mensaje una vez que llega al destinatario. Además, ¿qué pasa si tu cuenta de correo o la del destinatario están comprometidas? También existe el problema de que muchas plataformas tienen un límite de tamaño, lo que puede no ser bueno para archivos de imagen o vídeo de grandes. Un servicio probado que ofrezca correo electrónico cifrado de extremo a extremo suele ser una mejor opción en muchos casos, pero también hay otras opciones.

7 consejos para compartir archivos grandes de forma segura

El almacenamiento cifrado de extremo a extremo de archivos en la nube es la mejor opción para la mayoría de las personas, especialmente cuando las soluciones anteriores fallan. Si tomas las precauciones adecuadas, puedes disponer de un almacén seguro en la nube, donde tus archivos se guardan bajo llave. Puedes invitar a usuarios seleccionados a verlos proporcionándoles un enlace de descarga de tiempo limitado, y te permite actualizar los archivos mientras están en uso y que todos vean la misma copia.

Sin embargo, no todas las soluciones son iguales, y puede que tengas que tomar medidas adicionales para mitigar los problemas más graves de seguridad, privacidad y experiencia de usuario. Considera lo siguiente:

1. Elige el cifrado de extremo a extremo (E2EE): Dado que sus secretos se codifican en el origen y se descifran en el destino previsto (y permanecen cifrados mientras se almacenan), E2EE es ideal para el intercambio de datos de dispositivo a dispositivo. Esto cubre el cifrado en reposo y en tránsito, e incluso si el proveedor es objetivo de ciberdelincuentes, los datos no saldrán a la luz. Además de los proveedores de intercambio de archivos en la nube E2EE, también existen servicios de correo electrónico E2EE, aunque hay límites de tamaño para los archivos.
2. Opta por un proveedor centrado en la seguridad y la privacidad. Hay muchas ofertas en el mercado. Es importante investigar de antemano para asegurarse de que el proveedor es el adecuado. Lee las políticas de privacidad y entiende cómo se protegen tus datos.
3. Recuerda los controles de acceso: Para mejorar aún más la seguridad, asegúrate de que los archivos están protegidos por contraseña con credenciales sólidas y únicas, para mantenerlos a salvo de miradas indiscretas. Y activa la autenticación de dos factores (2FA) para proteger aún más la cuenta frente al phishing y otros ataques. Establece un enlace compartido para que quienes dispongan de él puedan acceder a tus archivos.
4. Enlaces de tiempo limitado: Al establecer un tiempo de caducidad en los enlaces de descarga que envíes a un destinatario, puedes minimizar el riesgo de acceso no autorizado a tus archivos. Para mayor protección, algunos proveedores también le permiten eliminar archivos a distancia o revocar el acceso una vez descargados.
5. Utiliza una VPN en redes Wi-Fi públicas: Si es posible, no accedas a ninguna cuenta sensible cuando estés conectado a una red Wi-Fi pública potencialmente insegura. Si no tienes más remedio, utiliza una VPN de confianza para codificar el tráfico.
6. Revisa los límites de tamaños de archivos: De modo de asegurarte de que podrás enviar los archivos del tamaño que requieres de forma rápida y fácil.
7. Utiliza software de seguridad: no hace falta decir que debes tratar con precaución cualquier enlace entrante a sitios de intercambio de archivos, aunque parezcan legítimos. El software de seguridad escaneará los enlaces o archivos descargados en busca de malware, y mantendrá tu propio equipo a salvo de ataques diseñados para secuestrar o espiar las comunicaciones.

Todos tenemos diferentes niveles de tolerancia a los riesgos para la seguridad y la privacidad. Pero si sigues estos consejos, podrás elegir el servicio que mejor se adapte a tus necesidades de intercambio de archivos.